怎麼對少數人作簡報？
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怎麼對少數人作簡報？
由 Admin 周一 9月 08, 2014 11:44 pm
提到作簡報，一般人常會想到是要站在一大群人前面，對著投影片指指點點加以解說。但現在很多簡報或推銷場合，其實參加的人數不到十人，每個人都坐著，一起看同一份簡報的紙本檔案。對於簡報者來說，這種情境與一般大不相同，而且限制更多，能用來吸引觀眾的工具更少。然而，只要仔細規畫，並留意非言語的訊號線索，就能成功進行這類非傳統形式的簡報。
如果是這種大家都坐著的簡報，可能並不會像站在會議室前作簡報一樣有講台、投影機或麥克風。此時你應調整重點，問問自己下面這六項問題：
該如何準備自己看的紙本簡報？簡報的時候，你用的紙本簡報資料必須和聽眾用的完全一樣（頁碼也必須相同）。整理簡報檔的時候，別手寫太多註解（甚至可以用鉛筆淡淡地寫即可），才不會讓別人覺得你太依賴筆記。我有個同事，有一次忘了帶自己那份檔案，但簡報過程反而特別流暢。原因就在於她那次比較像是在和聽眾對話，而不是只顧著唸稿子。如果沒有投影設備，你可以存在隨身碟裡帶過去，或是把PDF檔寄到自己的電郵信箱備用。
該如何準備給聽眾看的紙本簡報？直接引導聽眾翻到每張投影片，以方便聽眾跟上你講的內容。重點部分可以特別強調，或是貼上隨意貼標示。或者，也可以刻意留下某些空白，讓聽眾自行填寫。我第一次當銷售員是在研究所，要賣的是大學生記事本的廣告。我的指導員教導我，如果我提供一份縮小版的行事曆，向這些潛在廣告客戶報價，他們多半都會在我報價的時候順手記下價格。等到他們稍後再看這份文件時，上面有他們自己的筆跡，就能讓印象留得更久。
另外要帶些什麼？一般來說，每位聽眾都有一份紙本簡報內容，所以我會帶一個東西，讓大家在簡報時一起看，或至少有部分時間是讓大家一起看。有一次，荷蘭合作銀行（Rabobank）的一群高階主管接受我的訓練，他們到美國加州考察三週，之後必須向公司資深領導人報告考察的最新狀況。他們並沒有在每一份考察報告裡提供加州的小地圖，而是在會議桌中間攤開一大張美國汽車協會的公路地圖，一邊簡報、一邊在地圖上標出簡報到的地點。我還有些建築或房地產開發業的客戶，在開會審核建物圖或基地圖的時候，常常除了帶平面圖，也會帶幾張透明投影片，這樣決策者就可以把他們想要修改的地方，直接畫在透明投影片上。
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什麼時候該站起來？非語言溝通專家會告訴你，如果一群人中只有你站著、其他人坐著，你就能掌握到較大權力。所以先想想，是否可在正式簡報的時候站著，問答的時候再入座。如果這實在太奇怪或不合常規，也可以考慮只站起來一下子，像是去指一下白板或是掛圖上的資訊，然後在解釋的時候多站一下，將資訊解釋清楚之後再回座。
該坐在哪？座位位置可不能隨意決定。如果你是主講者，就該坐在決策者旁邊、或是相臨的轉角位子。研究指出，如果你和決策者坐在會議桌的同一側，或者同一角的相臨兩邊，會比較容易達成共識。相對的，最易起衝突的位子就是直接面對面（想想看下棋的情況）。儘量坐在能有最多目光接觸的位子，像是在長桌的兩端，你就能輕鬆看到全場大多數的人。另外盡量避免坐在像是網球裁判的位子，免得每次桌子兩邊的人說話，你就得不斷轉頭。選個讓你和聽眾之間隔閡最少的位子。如果是你常常簡報的場地，你大概已經知道哪些位子可以讓你掌握最大的非言語優勢；但在不熟悉的環境裡，就得趕快找出最佳位子。如果是和團隊成員共同簡報，進入會議室的方式必須能讓主講成員先選位子。
什麼時候才發紙本簡報？盡量別先發。在開始之前，先用一點時間，和聽眾談談他們對這場簡報的目標和期許。他們拿到紙本簡報之後，你就得和那疊紙搶注意力了。而你瞭解聽眾之後，有助於你直接引導他們注意簡報中對他們最重要的部分。
除了以上幾個重要問題，簡報者的聲音和手勢也很重要，就和站著作簡報時一樣。坐著簡報時，還是得吸飽氣、聲音宏亮，讓離你最遠的聽眾也能清楚聽到聲音。雖然坐著簡報，可以用比較不正式、談話式的語氣報告，但也不能太輕鬆，免得失了權威感的優勢。坐的時候要兩腳穩放在地，身體重心均衡。說話的時候身體微微前傾，讓聽眾看到你很投入與他們的會議。有些專家建議，問答的時候可以稍微放鬆一點，也就是問答的時候椅子可以坐深一些，會顯得比較容易親近。和在場每位都要有目光接觸，時間維持每人4到7秒，如果人數較少，時間也可以拉長。而在非言語溝通上，男性和女性的困難點各有不同，像是社會心理學家艾美．柯蒂（Amy Cuddy）在2012年的TED演講上就曾提過。了解自己對於空間使用、手勢、非言語溝通的傾向喜好，是個很好的起點，讓你能夠把非言語的威力發揮到最高。
最後，重點還是要好好思考、選擇恰當的策略。以坐姿進行溝通的時候，成功關鍵在於你和聽眾的關係，以及你是否能在重重限制下抓住他們的注意力、讓他們投入。如果仔細想想，會發現我們做簡報的機會比我們意識到的要多得多。我們都必須更清楚，即使是坐著簡報，該如何才能表現得最好。（林俊宏譯）
全文來源：哈佛商業評論
如果是這種大家都坐著的簡報，可能並不會像站在會議室前作簡報一樣有講台、投影機或麥克風。此時你應調整重點，問問自己下面這六項問題：
該如何準備自己看的紙本簡報？簡報的時候，你用的紙本簡報資料必須和聽眾用的完全一樣（頁碼也必須相同）。整理簡報檔的時候，別手寫太多註解（甚至可以用鉛筆淡淡地寫即可），才不會讓別人覺得你太依賴筆記。我有個同事，有一次忘了帶自己那份檔案，但簡報過程反而特別流暢。原因就在於她那次比較像是在和聽眾對話，而不是只顧著唸稿子。如果沒有投影設備，你可以存在隨身碟裡帶過去，或是把PDF檔寄到自己的電郵信箱備用。
該如何準備給聽眾看的紙本簡報？直接引導聽眾翻到每張投影片，以方便聽眾跟上你講的內容。重點部分可以特別強調，或是貼上隨意貼標示。或者，也可以刻意留下某些空白，讓聽眾自行填寫。我第一次當銷售員是在研究所，要賣的是大學生記事本的廣告。我的指導員教導我，如果我提供一份縮小版的行事曆，向這些潛在廣告客戶報價，他們多半都會在我報價的時候順手記下價格。等到他們稍後再看這份文件時，上面有他們自己的筆跡，就能讓印象留得更久。
另外要帶些什麼？一般來說，每位聽眾都有一份紙本簡報內容，所以我會帶一個東西，讓大家在簡報時一起看，或至少有部分時間是讓大家一起看。有一次，荷蘭合作銀行（Rabobank）的一群高階主管接受我的訓練，他們到美國加州考察三週，之後必須向公司資深領導人報告考察的最新狀況。他們並沒有在每一份考察報告裡提供加州的小地圖，而是在會議桌中間攤開一大張美國汽車協會的公路地圖，一邊簡報、一邊在地圖上標出簡報到的地點。我還有些建築或房地產開發業的客戶，在開會審核建物圖或基地圖的時候，常常除了帶平面圖，也會帶幾張透明投影片，這樣決策者就可以把他們想要修改的地方，直接畫在透明投影片上。
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什麼時候該站起來？非語言溝通專家會告訴你，如果一群人中只有你站著、其他人坐著，你就能掌握到較大權力。所以先想想，是否可在正式簡報的時候站著，問答的時候再入座。如果這實在太奇怪或不合常規，也可以考慮只站起來一下子，像是去指一下白板或是掛圖上的資訊，然後在解釋的時候多站一下，將資訊解釋清楚之後再回座。
該坐在哪？座位位置可不能隨意決定。如果你是主講者，就該坐在決策者旁邊、或是相臨的轉角位子。研究指出，如果你和決策者坐在會議桌的同一側，或者同一角的相臨兩邊，會比較容易達成共識。相對的，最易起衝突的位子就是直接面對面（想想看下棋的情況）。儘量坐在能有最多目光接觸的位子，像是在長桌的兩端，你就能輕鬆看到全場大多數的人。另外盡量避免坐在像是網球裁判的位子，免得每次桌子兩邊的人說話，你就得不斷轉頭。選個讓你和聽眾之間隔閡最少的位子。如果是你常常簡報的場地，你大概已經知道哪些位子可以讓你掌握最大的非言語優勢；但在不熟悉的環境裡，就得趕快找出最佳位子。如果是和團隊成員共同簡報，進入會議室的方式必須能讓主講成員先選位子。
什麼時候才發紙本簡報？盡量別先發。在開始之前，先用一點時間，和聽眾談談他們對這場簡報的目標和期許。他們拿到紙本簡報之後，你就得和那疊紙搶注意力了。而你瞭解聽眾之後，有助於你直接引導他們注意簡報中對他們最重要的部分。
除了以上幾個重要問題，簡報者的聲音和手勢也很重要，就和站著作簡報時一樣。坐著簡報時，還是得吸飽氣、聲音宏亮，讓離你最遠的聽眾也能清楚聽到聲音。雖然坐著簡報，可以用比較不正式、談話式的語氣報告，但也不能太輕鬆，免得失了權威感的優勢。坐的時候要兩腳穩放在地，身體重心均衡。說話的時候身體微微前傾，讓聽眾看到你很投入與他們的會議。有些專家建議，問答的時候可以稍微放鬆一點，也就是問答的時候椅子可以坐深一些，會顯得比較容易親近。和在場每位都要有目光接觸，時間維持每人4到7秒，如果人數較少，時間也可以拉長。而在非言語溝通上，男性和女性的困難點各有不同，像是社會心理學家艾美．柯蒂（Amy Cuddy）在2012年的TED演講上就曾提過。了解自己對於空間使用、手勢、非言語溝通的傾向喜好，是個很好的起點，讓你能夠把非言語的威力發揮到最高。
最後，重點還是要好好思考、選擇恰當的策略。以坐姿進行溝通的時候，成功關鍵在於你和聽眾的關係，以及你是否能在重重限制下抓住他們的注意力、讓他們投入。如果仔細想想，會發現我們做簡報的機會比我們意識到的要多得多。我們都必須更清楚，即使是坐著簡報，該如何才能表現得最好。（林俊宏譯）
全文來源：哈佛商業評論
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